Регламент документооборота

*для перехода в нужный раздел щелкните его название

1. Электронная отчетность в ИФНС.
2. Электронная отчетность в РОССТАТ.
3. Электронная отчетность в ПФР.
4. Электронная отчетность в ФСС.
5. Перечень Федеральных законов и приказов.

Регламент передачи отчетности в контролирующие органы РФ

На сегодняшний день многие налогоплательщики задумываются как оперативнее и с минимальными затратами времени отчитаться в контролирующие органы.
ФНС, ФСС, РОССТАТ и ПФ России рекомендуют воспользоваться возможностью представления документов по телекоммуникационным каналам связи (Интернет).
Электронная отчетность через Интернет – это отправка, представление и сдача документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, осуществляемая через специализированного оператора связи с электронной цифровой подписью организации в контролирующие органы.

1. Электронная отчетность в ИФНС

Система безбумажного юридически значимого документооборота Контур.Экстерн позволяет сдавать отчетность в налоговые органы удаленно. Отчетность в ИФНС, отправляемая посредством системы Контур.Экстерн, полностью избавляет налогоплательщика от необходимости подготовки и сдачи документов на бумажных бланках установленного образца, а при ведении юридического процесса — проверки, следственных действий, судебных дел — выступает в качестве полноценной доказательно-правовой базы. Основой для создания системы, позволяющей вести документооборот в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, стали статьи федерального законодательства и приказы МНС РФ, определяющие формат и форму передачи отчетных данных.

Электронная цифровая подпись

Основой для организации безбумажного юридически значимого документооборота стал Федеральный закон №1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». Закон определяет способы удостоверения документов в электронном формате, основанные на применении цифровых компьютерных технологий, и регламентирует использование электронной цифровой подписи для сдачи отчетов в налоговые и другие государственные органы.

Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи»

Общий порядок электронного документооборота

Порядок безбумажного юридически значимого документооборота посредством телекоммуникационных каналов передачи данных между предприятиями - налогоплательщиками и государственными налоговыми органами определяет Приказ МНС России №БГ-3-32/169 от 2 апреля 2002 года.

Приказ МНС России №БГ-3-32/1692

Регламент безбумажного документооборота

Приказ ФНС РФ N ММ-7-6/534@ от от 2 ноября 2009 года вводит вдействие «Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций(расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Методические рекомендации детально определяют регламент организации удаленного документооборота и стали основанием для разработки протокола информационного обмена между налоговыми службами России и хозяйствующими субъектами путем телекоммуникационных каналов связи. Это позволило формировать из архива сдаваемых отчетных документов и неформальной переписки доказательно-правовую базу, имеющую полный юридический статус.

Приказ ФНС РФ N MM-7-6/534@

Схема документооборота

В обмене документами участвуют три стороны:

• Абонент системы – налогоплательщик (хозяйствующий субъект любой формы собственности), представляющий отчетность через систему Контур.Экстерн;
• Контролирующий орган – территориальный или местный орган ФНС, ПФР, Росстата, осуществляющий прием отчетности через систему Контур.Экстерн;
• Специализированный оператор связи (спецоператор) – оператор системы, через сервер которого осуществляется обмен документами между абонентами и контролирующими органами;

Передача любого документа состоит из нескольких этапов. Например, передача налогового отчета состоит из следующих этапов:

1. Абонент заполняет отчет непосредственно в системе или загружает его из заранее подготовленного файла.
2. Абонент выполняет проверку отчета в системе. Если в отчете обнаружены ошибки, то абонент исправляет их и повторяет проверку. Если ошибок в отчете не обнаружено, то он переходит к следующему этапу.
3. Абонент подписывает отчет электронной цифровой подписью (ЭЦП), зашифровывает его и отправляет в ИФНС (через сервер спецоператора связи).
4. Спецоператор связи получает отчет и высылает абоненту подтверждение об отправке отчета абонентом (подтверждение даты отправки). В подтверждении фиксируется время отправки отчета в течение 2 часов (на практике данное действие занимает несколько секунд). После этого спецоператор связи переправляет отчет (вместе с подтверждением) в ИФНС.
5. После налоговый орган формирует в приемном комплексе извещение о получении (не позднее 6 часов).
6. После из ИФНС поступает квитанция о приеме или уведомление об отказе которая формируется в приемном комплексе — ЭОД (поступление не позднее следующего рабочего дня/ формируется в течение 6-12 часов).
7. ИФНС проверяет отчет, формирует протокол контроля с результатами проверки и в течении суток (на практике 3-4 дня) отправляет его абоненту.
8. ИФНС проверяет отчет, формирует извещение о вводе или уведомление об уточнении (не позднее 2 рабочих дней) (на практике 3-4 дня) отправляет его абоненту.
9. Абонент получает извещение о вводе или уведомление об уточнении и подтверждает его получения, подписывая его и высылая его обратно в ИФНС.

С 24 ноября 2010 года отправка и прием деклараций осуществляется в соответствии с Приказом ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@. Согласно данному приказу, налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:

1. Подтверждение даты отправки отчета.
Подтверждение даты отправки отчета – электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации.

2. Извещение о получении или сообщение об ошибке.
Извещение о получении – электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. При получении извещения о получении, документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.

Сообщение об ошибке – электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.

3. Квитанция о приеме или уведомление об отказе.
Квитанция о приеме – электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт приема отчета. При получении квитанции о приеме, документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов ввода данных в базу налогового органа.
Уведомление об отказе – электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт отказа в приеме сведений с указанием причин отказа. Если вам пришло уведомление об отказе, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в уведомлении, и повторить процедуру отправки отчета.

4. Извещение о вводе или уведомление об уточнении.
Извещение о вводе – электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Если вам пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят. Документооборот завершен.
Уведомление об уточнении – электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции, но содержащий сообщение о необходимости предоставить уточнения. Если вам пришло уведомление об уточнении, это значит, что отчет принят, но требует уточнений. Необходимо отправить корректирующий отчет, внеся необходимые уточнения.

При передаче отчетности, подписанной ЭЦП уполномоченного представителя, с каждой декларацией передается информационное сообщение о доверенности.
Все документы хранятся на сервере системы Контур.Экстерн, что позволяет в любой момент получить доступ к нужному документу без необходимости хранить его на своем ПК.
На сервере все документы хранятся только в зашифрованном виде (кроме подтверждений спецоператора, которые не шифруются). Просматривать документы имеет возможность только отправитель.

2. Электронная отчетность в РОССТАТ

В рамках федеральной целевой программы ”Развитие государственной статистики России в 2007 - 2011 годах" в соответствии с законом "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации" от 29.11.2007г. № 282-ФЗ Мособлстат осуществляет прием от предприятий статистической и бухгалтерской отчетности в электронном виде.
При предоставлении статистической и бухгалтерской отчетности в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) отчитывающийся субъект не обязан предоставлять ее на бумажном носителе.

Общие положения.

Общие принципы и порядок организации информационного обмена при предоставлении статистической отчетности в электронном виде через Специализированных Операторов связи определяет "Временный порядок получения от респондентов первичных статистических данных по формам Федерального статистического наблюдения в электронном виде территориальными органами Росстата через специализированных операторов связи", утвержденный Росстатом 8 июля 2008 года.
В настоящее время абоненты системы Контур.Экстерн имеют возможность отчитаться в Росстат по электронным каналам связи.
Подключение сервиса доступно только в рамках уже имеющегося договора со спецоператором, либо при первичном заключении договора, включающего сервисы сдачи налоговой отчетности и/или сведений в Пенсионный фонд. Организациям, подключенным к системе Контур.Экстерн по тарифным планам с расширенным набором услуг, сервис «Отчетность в Росстат» предоставляется автоматически. Для сдачи отчетности в Росстат в электронном виде абонентам расширенных тарифных планов оформление дополнительных документов не требуется. Если в тарифный план организации не входит сдача отчетности в Росстат, она может легко поменять тариф на расширенный, обратившись в отдел продаж к своему менеджеру.

На данный момент для отправки через систему Контур.Экстерн доступны следующие формы статистической отчетности:

Текущим законодательством не регламентирована передача через Интернет следующих форм:
АДВ-1 Анкета застрахованного лица.
АДВ-2 Заявление об отмене страхового свидетельства.
АДВ-3 Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства.
СЗВК Сведения о трудовом стаже (электронная копия трудовой книжки).

Подготовка и отправка отчета в ПФ.

С ноября 2009 года в состав самых популярных тарифных планов Контур.Экстерн вошел новый сервис для формирования отчетности в Пенсионный фонд Отчет-ПФ.
Абоненты Контур.Экстерн смогут зайти в сервис прямо из системы, подготовить и проверить отчетность в ПФР. Основное преимущество Отчет-ПФ – всегда актуальные формы отчетности, что особенно важно при постоянно меняющихся требованиях законодательства. Абонент может не беспокоиться об обновлении форм, потому что они происходят централизованно на сервере, без его участия.
Если Отчет-ПФ не входит в ваш тарифный план, то для подключения к Отчет-ПФ вы можете обратиться в отдел продаж по телефонам: 601-98-64, 620-09-55 .
А также есть возможность заполнять и выгружать формы отчетности из других бухгалтерских программ и с помощью программы для передачи отчетности Контур.Экстерн Лайт предварительно проверив отправлять в ПФР. Данная программа позволяет загружать отчетность и отправлять в ИФНС, ПФР подписав электронно-цифровой подписью организации в зашифрованном виде.

Порядок документооборота с ПФР:

1) Для начало необходимо сформировать файлы для отправки в удобной для вас программе. Отправлять расчеты по страховым взносам (РСВ) и индивидуальными сведениями (АДВ и СЗВ) нужно будет одновременно одной посылкой.
2) Проверьте правильность подготовленных файлов с помощью специальной программы Пенсионного фонда CheckXML. Программа осуществляет проверку сведений индивидуального персонифицированного учета, подаваемых страхователями в электронном виде через Интернет.
В сервисе Отчет-ПФ проверка файлов с помощью проверочной программы Пенсионного фонда CheckXML производится автоматически.
3) Подготовленные файлы подпишите ЭЦП вашей организации и в зашифрованном виде отправьте в Управление ПФР, в котором ваша организация зарегистрирована в качестве страхователя.
4) В течение 4-х рабочих дней с момента отправки вы должны получить Квитанцию о доставке, сформированную органом ПФР по факту получения ваших документов, и сохранить ее. Отправленные сведения считаются представленными своевременно, если дата их доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.
Квитанция о доставке – это документ, подтверждающий получение вашего отчёта в УПФР.
5) В течение 6-х рабочих дней с момента отправки вы должны получить Протокол контроля сведений, сформированный органом ПФР по результатам проверки ваших документов, и сохранить его.
Протокол контроля сведений – это документ, содержащий информацию о результатах проверки сведений, включенных в ваш отчет, т.е. данные о наличии или отсутствии ошибок. Протокол, содержащий сообщение об отсутствии ошибок в переданных сведениях, является подтверждением факта успешного приёма сведений в территориальный орган ПФР.

* Если в протоколе содержится информация о том, что сведения о застрахованных лицах не прошли контроль, то вам необходимо устранить указанные в Протоколе ошибки и повторить всю процедуру представления сведений.
** Если вы не получили от органа ПФР в установленное время (4 дня с момента отправки) Квитанцию о доставке сведений или Протокол контроля сведений, то необходимо сообщить о данном факте в УПФР, выяснить причину отсутствия этих документов и при необходимости повторить процедуру представления сведений.
*** Если абонент получил отриц. протокол: Согласно приказу Министерства здравоохранения и социального развития РФ № № 987н от 14.12.2009 - в случае обнаружения ошибок в представленных в территориальный орган формах документов: персонифицированного учета страхователь в 2-недельный срок представляет исправленные формы. Отчетность с 2011 года формируется одной посылкой, след-но 2-х недельный срок распространяется и на РСВ, так как отрицательный протокол приходит один на весь пакет. Таким образом, если абонент получил отриц. протокол, например, 15 августа, то у него есть 2 недели, чтобы представить в УПФР исправленные отчеты.
Если же протоколы не присылаются по вине ПФР (медленная обработка, не хватает сотрудников), то обычно в протоколе указывается срок, в течение которого необходимо представить исправленный отчет.
Если абонент получил отриц. протокол, например, 15 июля, то у него есть срок представить исправленный отчет до 15 августа (т.к. именно 15 августа истекает офиц. срок отчетности).

4. Электронная отчетность в ФСС

Согласно Федеральному закону № 212-ФЗ от 24.07.2009, начиная с отчётности за I квартал 2010 года организации (филиалы) с численностью сотрудников более 100 человек обязаны предоставлять отчётность по форме 4-ФСС в Фонд социального страхования по телекоммуникационным каналам связи.

Нормативные документы, касающиеся сдачи отчетности в Фонд социального страхования РФ в электронном виде с применением электронно-цифровой подписи:

Приказ Фонда социального страхования РФ от 06.04.2010 N 57 «О внесении изменений в приказ Фонда от 12.02.2010 № 19 «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования».

Порядок действие для сдачи отчетности в ФСС:

Если вы еще не являетесь абонентом системы Контур.Экстерн - вы заполняете комплект документов для подключения (при заполнении заявки пользователю необходимо указать реквизиты для ФСС) и предоставляете в отдел продаж.

Если вы являетесь абонентами системы Контур.Экстерн, то для сдачи отчётности в ФСС вам достаточно получить совмещенный сертификат ЭЦП в УЦ СКБ Контур. Для того чтобы получить совмещенный сертификат ЭЦП в УЦ СКБ Контур позволяющего отчитаться в ФНС, ПФ, РОССТАТ и ФСС вам необходимо заполнить регистрационную карту абонента с указанием реквизитов для ФСС и направить в отдел продаж.

Формирование и установка сертификата ЭЦП для отчётности в ФСС.

Если получили инициализированный ключевой носитель, то вам осталось сформировать сертификат ЭЦП для подписи и шифрования отчётности в ФСС на этот ключевой носитель.
Для того чтобы сформировать сертификат ЭЦП на ключевой носитель, необходимо:

• Установить полученный ключевой носитель на ваш персональный компьютер.
• Установить специальную программу «Получение сертификатов в УЦ СКБ Контур». Скачать установочный дистрибутив программы можно с нашего сайта в разделе «Программное обеспечение». Запустить программу «Получение сертификатов в УЦ СКБ Контур», в открывшемся окне нажать на ссылку «Инструкция». Дальнейшие действия необходимо производить согласно этой инструкции.

Отчетность в ФСС с использованием системы Контур.Экстерн.

Согласно приказу ФСС №19 от 12.02.2010, представление отчётности в ФСС будет осуществляться без участия специализированных операторов связи, непосредственно через портал ФСС. Однако для удобства клиентов СКБ Контур добавил в систему Контур.Экстерн специальный сервис, позволяющий сформировать и подгрузить отчетность на приемный шлюз ФСС.
Благодаря сервису клиенты могут формировать отчетность в актуальном формате, отслеживать статус прохождения отчета, получить протокол контроля и квитанцию о приеме отчетности, передаваемые с портала ФСС. Кроме того, клиенты получают документ, свидетельствующий о времени и дате прохождения отчетности через сервер СКБ Контур. Благодаря этому документу у страхователя будет дополнительное свидетельство того, что его отчеты прошли через сервер третьей стороны даже в случае, если приемный шлюз ФСС в это время был недоступен.
Порядок действий:
Зайти в раздел меню «Сервисы» / Отчетность в ФСС) в системе Контур.Экстерн.
Сформировать файл отчета в актуальном формате. Отчет можно сформировать, внеся информацию вручную или загрузив уже имеющийся у пользователя файл, созданный в любой другой системе.
Нажать кнопку «Отправить новый отчет» и через «Обзор» выбрать сохраненный файл расчета страхователя по форме 4-ФСС РФ в xml-формате.
После нажатия кнопки «Подписать и отправить» происходит подписание и шифрование указанного файла. Также в этот момент абоненту выдается подтверждение, в котором содержится информация о том, когда отчет поступил на сервер Контур.Экстерн.
Далее отчет передается на приемный шлюз ФСС. Если Портал по каким-то причинам не может принять отчет, то сервер Контур.Экстерн начинает передавать отчет автоматически через определенные промежутки времени до тех пор, пока он не будет загружен.
В случае успешного прохождения проверки на портале ФСС появляется квитанция о приеме. При наличии ошибок высылается протокол проверки, и это означает, что расчет следует исправить и отправить заново. Расчет считается представленным только после успешного прохождения описанного выше контроля.
С подробной инструкцией по формированию и отправке отчёта Вы можете ознакомиться непосредственно в системе Контур.Экстерн, в пункте меню «Сервисы» — Отчётность в ФСС — «Как отправить отчётность в ФСС?», либо в разделе «Справки» (в правом верхнем углу).

Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде без использования системы Контур.Экстерн.

Для обеспечения возможности представления страхователями отчетности в исполнительные органы Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронно-цифровой подписи создана единая точка приема (шлюз). Страхователь может сдать свой отчет, находясь в любом месте, имеющем подключение к сети "Интернет".

Для предоставления отчета в электронном виде страхователь должен:

• установить в систему корневой сертификат УЦ ФСС РФ (папка Доверенные корневые сертификаты)
• установить в систему сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции (папка Другие пользователи)
• подготовить файл отчета в соответствии с утвержденным Фондом социального страхования Российской Федерации форматом, удовлетворяющий контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля к расчету
• подписать отчет электронной цифровой подписью должностного лица, имеющего право подписи отчета в электронном виде от имени юридического лица (страхователя) с точным выполнением требований к алгоритму формирования ЭЦП и правилам встраивания ЭЦП в файл отчета
• зашифровать полученный подписанный файл на открытом ключе получателя с использованием сведений об открытом ключе получателя из сертификата Фонда.
• передать полученный зашифрованный файл в Фонд социального страхования Российской Федерации, используя сервис загрузки файла.

Датой и временем приема отчета считаются соответственно дата и время (по серверу приема отчетности) поступления зашифрованного файла на шлюз Фонда. Квитанции о приеме отчета формируется в случае успешной проверки ЭЦП и форматно-логического контроля. Дата и время формирования квитанции фиксируется протоколе обработки поступившего файла и помещается в квитанцию. При повторной отправке отчета одного и того же страхователя за один и тот же отчетный период предыдущий отчет страхователя считается недействительным.

______________________________
Примечание 1:
- зарегистрированные на портале Фонда (http://fz122.fss.ru) пользователи, имеющие расширенные права доступа, могут подготовить отчет на портале и загрузить на свой компьютер готовый отчет в xml-формате. Разумеется, Вы можете использовать любое другое имеющееся у Вас программное обеспечение, поддерживающее данный формат
Примечание 2:
- для упрощения процесса, например, Вы можете использовать бесплатную утилиту подписи и шифрования для вызова СКЗИ, установленного на Вашем компьютере, которая позволит Вам подписать и зашифровать файл отчета, без применения специальных программ. Разумеется, Вы можете использовать и другое совместимое программное обеспечение.

Порядок действий:
Сформировать файл отчёта в актуальном формате. Сделать это можно на портале ФСС. Подготовленный файл нужно сохранить на локальный диск Вашего компьютера.
Готовый файл необходимо подписать сертификатом ЭЦП, полученным в УЦ СКБ Контур специально для отчётности в ФСС или совмещенный сертификат, и зашифровать сертификатом получателя ФСС.

Корневой сертификат УЦ ФСС РФ

Сертификат получателя ФСС

Подписанный и зашифрованный файл необходимо загрузить на приемный портал ФСС.

Примечание 1: Настоятельно рекомендуем после загрузки файла сохранять (запоминать, записывать) идентификатор своего отчета.

Примечание 2: Так как предоставление отчётности в ФСС осуществляется без участия специализированных операторов связи, то дата и время отправки отчетности фиксируется Фондом социального страхования. Принимая во внимание, что максимальное время обработки присланного файла составляет 24 часа, расчет лучше высылать за двое суток до крайнего срока. Это позволит своевременно исправить ошибки и, соответственно, соблюсти сроки.

После загрузки зашифрованного пакета на портал будут проверены ЭЦП и соответствие файла действующим форматам. Контролю также подвергнется соблюдение требований по заполнению расчета.
В случае успешного прохождения проверки вам будет выслана квитанция о приеме. При наличии ошибок высылается протокол проверки, и это означает, что расчет следует отправить заново. Расчет считается представленным только после успешного прохождения описанного выше контроля.

Полное описание регистрации организации на портале ФСС для ручного заполнения отчетов и отправки через портал ФСС можно загрузить здесь.

5. Перечень Федеральных законов и приказов.

1. Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи».
2. Приказ МНС России №БГ-3-32/169.
3. Приказ ФНС РФ N MM-7-6/534@.
4. "Временный порядок получения от респондентов первичных статистических данных по формам Федерального статистического наблюдения в электронном виде территориальными органами Росстата через специализированных операторов связи".
5. Распоряжение Правления ПФР №190р от 11 октября 2007 года. «Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи».
6. Федеральному закону № 212-ФЗ от 24.07.2009
7. Приказ Фонда социального страхования РФ от 06.04.2010 N 57 «О внесении изменений в приказ Фонда от 12.02.2010 № 19 «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования».